14. При решении вопроса о принятии к своему производству представления учреждения или органа, исполняющего наказание, о замене неотбытой части наказания более мягким видом наказания судье надлежит проверить, отвечает ли оно требованиям, предъявляемым к нему законом «(часть 3¹ статьи 175 УИК РФ), и содержатся ли в представленных материалах полные данные, характеризующие поведение осужденного, его отношение к труду и обучению за все время отбывания наказания, имеются ли копии документов, на основании которых осужденный отбывает наказание, сведения о полном или частичном возмещении вреда, причиненного преступлениями, за совершение которых осужденный отбывает наказание, в том числе по совокупности приговоров, а также копия определения или постановления суда, направленная в соответствии с частью 5 статьи 313 УПК РФ органу или учреждению, исполняющему наказание, об уведомлении потерпевшего или его законного представителя и поступившая от них информация об изменении адреса места жительства, адреса электронной почты, номеров телефонов и иных сведений, необходимых для их уведомления, либо об отказе от такового.
Если в представленных материалах не содержится достаточных данных для рассмотрения представления и в судебном заседании восполнить их невозможно, судья в ходе подготовки к рассмотрению представления своим постановлением возвращает эти материалы для соответствующего оформления.
Судья не вправе отказать в принятии ходатайства осужденного, его законного представителя, а также по их поручению адвоката об условно-досрочном освобождении от отбывания наказания или о замене неотбытой части наказания более мягким видом наказания в связи с отсутствием документов, которые обязаны предоставить администрация исправительного учреждения или орган, исполняющий наказание. По смыслу частей 2 и 3 статьи 175 УИК РФ в таких случаях следует направлять копию ходатайства в учреждение или орган, исполняющий наказание, для последующего направления администрацией в суд оформленных материалов.
По просьбе осужденного либо представителя исправительного учреждения или органа, исполняющего наказание, судья может оказать им содействие в сборе сведений, которые не могут быть получены или истребованы осужденным либо администрацией учреждения или органа, исполняющего наказание.