18. Судье следует извещать осужденного, его законного представителя, адвоката, а также администрацию учреждения или органа, исполняющего наказание, прокурора о дате, времени и месте рассмотрения ходатайства об условно-досрочном освобождении от отбывания наказания либо ходатайства или представления о замене неотбытой части наказания более мягким видом наказания не позднее 14 суток до дня судебного заседания. В соответствии с частью 2¹ статьи 399 УПК РФ в случаях, когда в материалах имеется постановление или определение суда, вынесенное в соответствии с частью 5 статьи 313 УПК РФ, судья в тот же срок извещает потерпевшего, его законного представителя, представителя о дате, времени и месте судебного заседания, а также о возможности их участия в судебном заседании путем использования систем видеоконференц-связи. Извещение участников процесса допускается, в том числе посредством СМС-сообщения в случае их согласия на уведомление таким способом и при фиксации факта отправки и доставки СМС-извещения адресату. Факт согласия на получение СМС-извещения подтверждается распиской, в которой наряду с данными об участнике судопроизводства и его согласием на уведомление подобным способом указывается номер мобильного телефона, на который оно направляется.
Должностное лицо учреждения или органа, исполняющего наказание, может быть представителем в суде при наличии доверенности от начальника этого учреждения или органа, исполняющего наказание. Однако такое должностное лицо не вправе обжаловать постановление суда в апелляционном, кассационном или надзорном порядке, так как в соответствии с законом (главами 45¹, 47¹, 48¹ Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации) право обжалования судебного решения принадлежит осужденному, его законному представителю, адвокату, прокурору, а также потерпевшему, его законному представителю, представителю.
При рассмотрении вопроса об условно-досрочном освобождении осужденного от отбывания наказания или замене неотбытой части наказания более мягким видом наказания судья по просьбе осужденного обязан обеспечить ему личное участие в судебном заседании либо посредством видеоконференц-связи для изложения своей позиции и представления в ее подтверждение необходимых сведений.